平成30年度第1回個人情報保護審査会会議録
会議主管課 | 総務部 行政総務課 情報公開係 |
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会議開催日時 | 平成30年7月11日(水曜日)午前10時から午後0時5分まで |
会議開催場所 | 厚木市役所本庁舎5階第一委員会室 |
出席者 | 個人情報保護審査会会長及び委員4人、行政総務課長、情報公開係長、情報公開係副主幹 |
説明者 | 情報公開係長、情報公開係副主幹 |
開会
案件
厚木市個人情報保護条例第7条に規定する要配慮個人情報の取扱いについて(諮問)
《実施機関説明》
委員
参考資料4にある職員課の職員健康診断と資料1の職員健康診断については、同じものということでよいか。
事務局
同じである。職員課において、法令等に基づき、取り扱っている項目と、法令及び条例の根拠はないが取り扱っているものがあるため、資料1として審査会の各委員に意見を伺うことになった。
委員
となると、その他の部分がどのような内容で、諮問する部分がどのような項目なのか具体的に知りたい。
会長
私も同じ項目に関して、例えば病歴といった場合、どういう病歴を取り扱っているのかという具体的なところまで資料として明らかにしておかないと検討できない部分があるのではないか。
ただ、職員健康診断に関しては、使用者が被用者の健康管理として、労働安全衛生法上、行わねばならない健康診断の項目は省令規則で定められている。例えば、検査項目としてAからEまでは必ず実施しなければならないが、被用者の福利厚生のために、事業主としてAからGまで、FとGを追加で本人の利益のために健康診断を実施するという場面が少なからずある。
そうすると、資料1の職員健康診断で、取り扱う要配慮個人情報として、健康診断等結果に印がついているが、この中には、法令上義務付けられた部分の診断結果とプラスアルファの診断結果があり、診断結果という言葉は同じであっても、具体的な中身としては違うというため、法令に基づくものは、個々に審査会の意見を聴く必要はないが、超過給付サービスの形の部分については、審査会に諮らなければならないという認識のもと、資料1に上がってきているのではないかと理解していた。
事務局
健康診断の項目が医療機関によってたくさんあり、そのうち、法定のものとそうでないものがあることによるのではないか。
会長
その意味では、他の項目についても、同様の事例が出てくるものがあるのではないか。
今回の諮問案件に関する審査方法についても、発言をいただきたいのだが、この辺りを一つひとつ検討していくとなると、到底、今日の審査会の時間では収まらなくて、8月末までに何回か日程を詰めて、審査会を開催しなければいけないのではないか。そのような進め方も考えつつ、包括的に検討できる部分は包括的に進めて、開催回数を少なくするかどうか。
今回の資料1については、概要版としてまとめられたものだと思われるが、個別の項目ごとの更に詳細な資料を各委員に事前送付して、審査会の開催以外の時間外のところで各委員において、自宅などで内容確認してもらった後、審査会当日、更に発言いただくという審査方法も事務局側で検討はしていた。
ただ、そうなると、地方公共団体によっても異なるようだが、持ち帰りでの自宅での作業に対し、報酬を支払える自治体もなくはないようであるが、厚木市はそうなっていない。そういうことで、各委員が忙しい中で、相当な時間を費やして無報酬で検討いただくことも、いかがなものかというようなこともある。
そういったことから、全体の概要説明と今後の進め方について、発言をいただきたい。
本来であれば、指摘のあったような視点で一つひとつ見ていくべきであることは間違いない。
委員
私も、会長と同様の意見でして、大抵のものはいいだろうと思っている。気になったのが、先ほど発言した、重なっている部分である。
あともう一点が、資料1の取り扱う要配慮個人情報にある、信条と社会的身分について丸が付いている部分がいくつかある。市長部局で言うと、43番から48番までと、教育委員会の14番だが、これらについて、その人の内心の信条等についても把握する必要があるのかどうか。あるいは、社会的身分について、情報として取り扱う必要があるのかどうか。
これらは個人の尊厳にも直結する部分であり、その必要性について慎重な検討が必要ではないか。それ以外については、個別に気になった部分を聴いていけばいいのではないかと思う。
会長
先ほどの職員健康診断の質問に対して、事務局で確認できたことがあれば、発言されたい。
事務局
職員課において取り扱っている職員健康診断についての根拠法令は、労働安全衛生法となる。具体的には、同法施行規則第44 条において、事業者は11 項目の健康診断を行わなければならないと規定されている。その11項目については、法令に基づくものとして、取り扱うこととなるが、人間ドックなどを実施する医療機関の健康診断の内容としては、法施行規則で定められた11 項目以外にも、様々な健康診断の項目があり、代表的なものとしては、CT、MR、乳がん検診などである。職員課としては、職員の健康管理のために、法令に基づかない11 項目以外についても引き続き把握しておきたいとのことであった。
会長
私が想像で言ったことと、当たらずとも遠からずということである。
また、先ほどの発言について、事務局として説明できることは何かあるか。
事務局
御指摘のあった事務を大まかに言うと、相談事務と言うことができるが、具体的にはDVや子育て不安に関する相談を受ける際に、相談者の意に沿って聞き取っていくという流れになる。
担当課が記録としてまとめるに当たっては、次回につなげなければならない要配慮個人情報のみを取り扱うこととし、相談内容に対して特段必要がないと思われる情報については、記録には残さないように対応しているとのことであった。信条や社会的身分に関わる内容にあった場合で、次回の相談に必要となるような情報は、相談記録として残している現状であることを確認している。
会長
思想、信条について、実施機関が主体となって収集するものではないとは思う。しかし、相談者が市役所の様々な相談窓口に来所された際に、本人がしゃべりたいこと、ありとあらゆることをしゃべるでしょう。そのありとあらゆることの中に、思想、信条、社会的身分に関わるようなことを本人が発言されることがあるだろう。そのことを要配慮個人情報だからと言って、市としては聞いたけれども、聞き流して、記録には留めないということをしてしまうと、相談事務事業が次に続かない。相談者からすると、前回話した内容を分かってないのか。また、最初から話させるのか、ということにならないように、継続的な性質のある相談については、逐一記録に残して一度確認したことは、次回の相談時に再確認することはあっても、再聴取することのないような記録を作っていかなければいけない。
そうすると、その記録の中にはこうした諸々の情報が記録されることになり、保存されていくことになる。となると、扱っていることは事実であるし、扱わないわけにもいかないので、扱うことについて法的根拠まであるとは言えないので、それについて予め審査会でお墨付きをもらっておきたいということだろうと思う。要配慮個人情報を記録に残していないということであれば、例え聞き取ったとしても、取扱いをしていないということになるとは思う。
このテーマは、非常に重要なテーマだと思うので、このことに関して是非積極的に発言いただければと思う。
委員
確かに実施機関側としては、広く記載することで、何を記録しておいても問題がないようにしておきたいということは理解はできる。現実にそのようにしているのだから。その保存期間は決まっているのか。
会長
相談案件が結了してしまえば、そこから起算して何年間ということになるのかと思う。相談が継続中であれば、保存期間の起算点がまだ来ていないということになるのではないか。
事務局
おっしゃるとおりで、相談が継続中であれば、常用となり保存され続けますが、相談が終了した場合には、その翌年度から保存期間の算定がスタートする。
厚木市の場合、3年、5年、10 年、永年という保存期間の区分があるが、保存期間については、3年か5年くらいではないかと思う。
委員
例えば、2、3回相談に来て、それっきり音信不通になった場合、いつ相談が終了したと判断するのか。
事務局
それぞれの所管課で運用があるのではないかと思うが、承知はしていない。
会長
相談事例に関して、相談者と実施機関との間がこじれてしまうことが、なくはないが、そうなった場合で相談者自身から相談記録の開示請求することがある。そうなると、本人がしゃべった内容については、本人情報として、基本全部開示することになる。
開示された相談記録を見て、自分が話した内容の全てが記録として書いてないじゃないか、ということで訂正請求が出されることがある。その訂正請求があった場合で、書いてないことを書き加えろという請求と書いてあることが間違いだから書き変えろという請求の二通りある。書いてないものを書き加えろという請求については、実施機関の裁量の余地があるが、書いてあるものを書き換えろという場合、書いてある内容について紛糾することがある。
そのようなことがあることを想定した場合、実施機関の担当者としては、極力正確に全部書いておかないと、後になって何を言われるか分からないということもある。
委員
私が関わった事例では、DV被害者の女性から相談記録を開示請求が出ることがあり、記録にこんなことまで書いてあるということで、こんなことが書いてあるのであれば、出せないねということがいっぱい書いてあることによって、相談者の不利益になることもなくはない。
本人が市に言ったことについて、市に苦情を言うという話ではないと思うので。それはそれで、このような方向性でやるということであれば、これはこれでありなのではないかと思う。弁護士が相談を受ける場合の相談記録については、なるべくシンプルにすることが前提になっていて、おそらく厚木市役所で行っている市民相談(弁護士相談)についても、なるべく細かい情報は書くなという指導をしているのではないかと思われる。後で、開示請求されたときに揉める原因になるといけないので。あまり書かないという方法でやるのも一つの方向性ではないかと思う。公に残る記録と相談担当者の手控えはまた別にあるのではないか。その2つを使い分けるのであれば、なるべくシンプルに書かない方向でやったほうがいいのではないか。
相談担当者が入れ替わり立ち代わりで、全て書面で引き継がないといけないというのであれば、細かく書いていかないと、話が通らない可能性は出てくるのではないかと思う。やり方の問題に関わってくると思うが。後々開示請求されたときのことを考えると、こういうのは書かない方がいいのではないかと個人的には思う。あくまで個人的な意見である。
会長
他の委員はいかがか。先ほど紹介した案件は児童相談所の案件ですが、中にはDVの案件もあるが、相談に来ている人というのは、深刻な状態にあると同時に血が頭にのぼっている部分もあるが、対応する側はケースワーカーであり、プロであるはずだけれども、一般行政職の職員がたまたま人事のローテーションで3年くらいでそこに割り当てられるというのが正職員で座っていて、大半のケースワーカーは非常勤職員だ。そういう状況の下で何を記録するのということの教育が十分に行われていないような問題も実はある。
何を記録するのと同時にどういうふうに記録するのということも問題になる。後で開示請求を受けた時に相談を受けた側の主観的な認識を色々書いてしまうというのが問題を起こす。本人がしゃべったことを完結にかつ客観的に書いてある場合、基本的に問題は起きない。本人がしゃべったことですから。
ところが、本人から聞き取ったことを記録した人がその場の雰囲気で余計なことを書いてしまうと、そんなことは開示できない。開示してしまって、また両者の関係が拗れてしまう。そういうことが残念ながら起きている。こういうものは必要最小限に留めるべきというのはまったくそのとおりである。ただ、だからといって、資料1の43番から48番までの事務について、全ての項目に丸がついているが、この列の丸は取ってしまおうというふうにできるかというと、中々できづらいというのが一般論としてある。
個別の事例で見ていくと、これはいらないと言えるのはおそらくあると思う。ですが、一般論として、一覧表にすると、丸は外せないのかなということはなくはないのかなと思う。今、全項目に丸が付いているところが主たる議論となっているが、それ以外も含めてお気づきの点があれば、発言されたい。
委員
資料1について、表の真ん中に要配慮個人情報を取り扱う目的の欄があり、右側に取り扱う要配慮個人情報として丸印が付されている。ざっと私が見たところ、要配慮個人情報を取り扱う目的外の収集のような記述があるので、そこを話題提起したい。
具体的な番号としては、実施機関名が市長のうち、11 番、24 番、25 番、実施機関名が病院事業管理者の1番、実施機関名が教育委員会の1番、2番、14 番ですが、これらが気になっている。目的を明確にした中で収集しているということであれば分かるが、そういった意味でみると、今言ったものについては、目的欄の記述と取り扱う要配慮個人情報の丸印が少し違うのではないか。
具体的に言うと、11 番の事務の目的としては「身体・知的・精神障害の状況を確認する必要がある」となっているが、健康診断等結果の項目についても丸印がついている。そういうことである。目的に書かれていることと、収集している項目がちょっと違うように思う。なので、目的の書き方を見直す必要があるのではないか。24番、25 番についてもそうである。目的欄には、「身体・知的・精神障害」と記載されているが、取り扱う要配慮個人情報欄では、健康診断等結果にも丸印がついている。これでは、目的外になってしまうのではないかと思う。特に配慮が必要な情報なので、きっちり書いていただかないといけないのではないか。
事務局
いま御指摘の件については、例えば、11 番で言うと目的のところに「身体・知的・精神障害」しか記載がないが、実際の取り扱う要配慮個人情報の項目には、健康診断等結果にも丸印があり、取り扱うのはおかしいのではないかということか。
委員
そうである。
事務局
この辺は、資料の方を修正させていただきたい。
委員
あと一つは、教育委員会の14 番、和田傳文学基金事業についても、非常に気になる。余分な要配慮個人情報をたくさん取り扱っているのではないかなという気がする。和田傳さんのために、作文等のコンクールにおいて、児童生徒から提出を受ける作品を選ぶ訳だけれども、要配慮個人情報も含む様々な内容が提供され、それらの内容も含め審査すると目的欄に記載されているが、資料からはピンとこない。和田傳さんのためにそんなこともする必要があるのか。
会長
それは、児童生徒が書いた作品の中に、児童生徒自分自身でそういうことを書いてしまっているものも事実としてあるよ、それを厚木市教育委員会が取得し、保存し、表彰の判断をするために使うよ、というところを捕らえて、そういうふうに書いてあるということではないか。
事務局
そのとおりである。
委員
そうするならば、全部の項目に丸印がついているのではないか。
事務局
実施機関としては、想定できるものに丸印をつけたのではなく、実績として該当するものに丸印をつけている。想定できるものということであれば、委員の御指摘のとおり、確かに11 項目全てに丸印をつけている方がよかったのではないかと思う。
委員
想定で丸印をつけることは理に適っていると思う。そうしないと、いちいちその都度審査会を開くようになってしまうのではないか。一項目のために審査会を開催しなくてもいいのではというような、あいまいな対応になってしまう恐れがある。そのため、明確にしておく必要がある。
また、参考資料4の14 番 生活保護事務についてだが、生活保護適正実施のためと記載してあって、全ての項目を取り扱っているとして丸印が記載されている。生活保護のため、全項目を取り扱う記載であるが、生活保護では犯罪の経歴や刑事事件に関する情報など、必要なのか。素人なので分からない。収入がないとか、生活に困っているのだということは分かるのだが。
事務局
生活保護を申請していただく中で、本人から今後の処遇を含め、今までどのような生活をしてきたかという生活歴を聴取するということがある。その中で、実際に取り扱っているものとして、全ての項目に丸印がついているということを確認している。
委員
そういうことであれば、理解できる。
会長
他に意見等はないか。
では、私から。資料1は、参考資料4も含めて行政総務課で作成したのか。
事務局
そうである。
会長
ただ、そこに入っている情報というのは、各課から集めたということか。その集めた資料の中には、もう少し詳細に書いてあるということか。
事務局
行政総務課で今回の資料にある書式を作成し、各課に依頼した結果を審査会でお示ししている。その他の個別の資料となると、個人情報取扱事務登録簿及びファイル登録簿ということになる。
会長
そうすると、90 事務について、一つひとつ、つまびらかにしていくとなると、登録簿を委員の皆さんに見てもらったほうがいいということか。
事務局
ファイルに係る本人の数が100人未満のものについては、ファイルとしては登録されていない。また、取扱事務登録簿としてはお出しできるが、あまり具体的な内容の記載はない状況である。
会長
本日の進め方としては、今、指摘があった項目を見た限りでも、この表だけでは、はっきりしない部分があり、もう少し詳細な情報が欲しいというのが各委員の心情としてあるのではないかと思っている。そうだとすると、その辺りを補う資料を整理してもらって、現物を確認する中で審査していただくという作業をすることでいかがか。
ただ、90 事務の全部についてそれをするとなると、大変なことになるので、一目見て、これは問題ないよと思えるものもあれば、これはやはり確認してみたいと思える部分もおありだろうと思う。全項目に丸印がついているものについては、その可能性が高いでしょうし、丸が一つでも丸がついている項目によっては、これは目的に照らしてどうなのというのがあろうかと思う。
その辺り、この事務について資料がほしいと指摘いただいて、次回までに資料を散逸するとまずいので、簡易書留か何かで送っていただき、次回再検討いただいて結論を得る、こういうこともありなのかと思う。そこまでやらなくても、本日、説明を受ければ、本日限りで一括で判断してもいいよという方もひょっとするといらっしゃるかも分からない。
その辺りも含めて発言されたい。
委員
多くの事務は、問題がないのだろうと思う。例えば、11 番から23 番までの事務のように、障害関係の事務について、障害の情報を取り扱うというのは、むしろ、当然のことであって、これを確認する必要があるかどうかと言われると、ここは確認する必要はないということになるのではなかと個人的には思う。
同様に詳細まで確認する必要がないだろうと思われるのはいくつもあるだろうと思う。そうすると、これは確認したいというのをピックアップして、そのいくつかについて、もう少し丁寧に見ていくということでやるのが効率も考えて、ベストではないかと思う。
会長
他の委員におかれては、いかがか。今、委員が発言された進め方でよいか。
委員
これらについては、既に取り扱っていて動いている事務と認識している。
ここで、異議がでてしまうと、事務が一度止まってしまうという話。
かといって、あまり審議もせずに、どうぞと言うわけにもいかない。そうするとこの審査会の意味はなんなのか。
委員
他の委員も言われていたとおり、問題になりそうなところだけでも、審査会として審査はしておくことは大事ではないか。
会長
参考資料1-1の末尾に条例の附則があって、経過措置の規定が設けられている。その3号に、本来は情報を取り扱う前に審査会で諮問・答申を経ないといけないのだけれども、実際に既に動いているものについては、施行後遅滞なく審査会で、言ってみれば、後追い的に承認をとってくださいという経過措置になっている。
今の発言のように、一体ここで何するのというのは、後追いで承認するかしないか、その判断が今求められているのであって、更に細かい重箱の隅をつつくような話をすると、今動いている事務をここでダメと言ったら止まるのかというと、かならずしもそうではなく、例えば、先ほど委員の発言にもあったが、例えば、11番の障がい福祉課の事務のところで、身体状況は障がい者サービスのために必要であろうと、けれども、健康診断等結果はいらないよ、と仮にここで判断したとすれば、11番の延べ件数を1件にして、健康診断等結果をとってしまえというふうに審査会として判断する。
身体障害状況は構わないよということであれば、健康診断等結果を使わずに、入浴サービスを行う対象者かどうかを判断するということで、当該事務はストップせずにそのまま継続できるということも、もちろんある訳である。
ただ、この情報は一切使うなということになってしまうと、入浴サービスが適正に行われない、そういう情報なしに入浴サービスを継続するということは、実施機関の判断としてはできない訳でなないけれども、障害状況の確認をできないのに、入浴サービスの申請があったらやるのか、確認できないからやるしかないという話で、ともかく今サービスを受けている人が受けられなくなると困るからそのままいくぞ、という判断をする障がい福祉課の判断はあるかも分からない。
ここで、ばつイコールストップという訳ではない。ただ、その蓋然性は高い。
先ほど、委員から提案があった方法について、異議はなかったかと思うので、仮にそういうことでいくと、これはチェックしましょうという項目を拾いださないといけません。そうなると、今から順番にざっと眺めならが、拾い出していくか。ひとまずそれをやるかですが、いかがか。
委員
異議なし。
会長
では、資料1の冒頭からざっと御覧いただいて引っかかるところはあるか。
1番から10番までで問題となる余地がありそうなものはあるか。よろしいか。
委員
意見なし。
会長
では、2ページ目の11番から26番までだが、これについては、先ほど委員からの発言として、目的の記載が不十分ではないかとのことだったが、この中で詳細情報を確認する必要があるというところはあるか。
委員
たぶん、説明が必要なだけであるが、24番と25番に病歴がどうして必要なのか。ちょっと分からないところである。健康診断等結果についても、何らかの理由で必要なのであろうかとは思うが、その必要性を説明する部分がほしいかなという気がする。
会長
詳細資料を追加で求めるということでよいか。
委員
目的欄にどうしてこういうものを取り扱う必要があるのかという記載を増やしていただければ、それで足りると思うが、資料を出していただくのでも結構です。
会長
では、事務局から障がい福祉課に確認されたい。
事務局
はい。
会長
27番から35番までについてはいかがか。
委員
34番は気になるが。
会長
トレーニング室はどこにあるのか。
事務局
保健福祉センターにある。
委員
スポーツジムのようなものか。それとも、リハビリ施設のようなものか。
事務局
この会議室よりも少し広いスペースで、小学生が体育で使うマットのようなものがひいてあったり、公園にあるような健康遊具などを使う場所である。
会長
高齢者を対象とした体力維持のための、リハビリではなく、軽い体操をしましょうという性質のものということであれば、問題のある持病を抱えた人が参加して事故が起きたら困るので、こういう情報を取り扱おうという、そういう話かとは推測できる。
委員
であれば、結構である。
会長
他になければ、36番から48番まで一括して、発言願いたい。
委員
40番の私立幼稚園就園奨励費補助金交付事務というのは、条例に要件が書かれているのか。病歴、身体・知的・精神障害を確認する必要があるのか。
事務局
この補助金については、条例ではなく、要綱に基づいて交付している補助金である。
会長
健常児と障がい児とで、補助金の額が異なるという発想ではないか。
委員
特に、そういうことであれば、問題ない。確認したかっただけである。
会長
気になるところは、どんどん発言されたい。
委員
確認したかったのが、48番である。これは住宅に係るものとのことであるが、なぜ、全部取り扱っているのか、気になる。住宅に関する事務でよいか。
事務局
所管は市民協働推進課。この事務は、過去には異なる課が所管だったかもしれないが、住宅に係る貸付をする際に、諸々の相談を受けた中で、相談者の方から提供された情報ということで、実際に取り扱っているとの回答があった。現状では、目的欄にも記載してあるように、平成13年で新規の貸付相談の受付は終了となっているが、情報としては、現在も保有しているとのことである。
委員
これは、相談業務ということで間違いなければ、望もうと、望むまいと関係なく、相談者がしゃべってしまうのであれば、致し方ない気がする。
委員
住宅関係というところで、今一つ腑に落ちない。
委員
おそらく、住宅の貸付金となると、申込書なんかがあるかと思う。それで、聞き取りシートか何かに記載しないといけない項目があるのではなか。
会長
一定の資格要件があって、その要件を充足すれば、自動的に借りられるという制度ではなくて、個別の相談を受けながら、必要性を判断して貸し付けるという形になっているのではないか。そうすると、自分がいかに貸付を受ける必要がるかということを色々なことを語るだろう。その語った中身を記録していたということなのではないか。
委員
現実問題として、今後は、債権管理のみという話であれば、そこは削除して、取り扱わないようにしたほうがいいような気がします。ですので、詳細資料を出していただければ。
会長
もう、17年も経っているので、いらないものは廃棄してはどうかということもありながら、ただ、返済が滞っていたりすると、返済猶予だ、見直しだという判断に必要な情報というのが微妙なものとしてあるかも分からない。
他に、36番から48番まで詳細資料が必要な項目はあるか。
委員
特になし。
会長
次に、49番から56番まではいかがか。
委員
特になし。
会長
よろしいか。57番から71番まではいかがか。この辺りは、消防関係になると思うが。この辺りはよしということでよいか。
委員
意見なし。
会長
そうすると、市長部局に関して、詳細資料を出してもらって、ここで吟味しましょうというほどのものは、ないということでよいか。確認程度に資料を出してというものはありましたが。
委員
やはり、48番については、気になる。事業として終了しているのであれば、その取り扱う必要性はかなり問題があるかもしれません。基本的には、勤務先だとか、住所などのデータだけあれば、少なくとも信条や社会的身分、前科関係はどう考えても必要なさそうな気がしますので、もう少し確認してみたい。
会長
一連の相談記録に色々な項目が混ざって書き込まれていると、その中から部分的に消去していくという話になってしまうが。
そうすると、71番までのところでいうと、48番以外は詳細資料に基づく再チェックの必要性があるものはありませんということでよいか。追加資料の提出を求めたのは2つありましたけれども。
委員
特になし。
会長
次に、病院事業管理者の3項目については、いかがか。
委員
意見なし。
会長
次に、教育委員会はいかがか。
丸の付いているところというのは、実施機関が実際に保有している情報を項目ごとに分類して、この表に落とし込んだだけですので、例えば、先ほど市長部局で相談業務に全項目に丸がついていたのに、教育委員会の児童生徒に関する相談業務では一部に丸が付いていないが、その差は何なのか必然性は説明しづらいと思われる。過去の相談記録を分類整理すると、市長部局は全項目あったが、教育委員会はそうではないという理解をするしかない。
そもそも論から言うと、集める可能性があるものは全項目に丸が付いていないと、先ほど委員がおっしゃったように、丸印がついてないので、重要な情報であっても記録として保存してはいけないということが起こってしまうとも限らない。
委員
個人的な印象だが、丸の印が少ない気がした。
委員
教育関係に係る内容であれば、ほとんど丸印が付くように私も感じた。
会長
過去の事実に基づいて整理したのが、この資料のとおりだと言われれば、そうなのかということになる。他の委員がおっしゃったように、今後、事務を進めていく上で、丸がなくていいのか、という観点で見直したら、また話は違ったということもあるかもしれない。いかがか。
委員
教育委員会のものについては、他の実施機関のものと比べ、スリムになりすぎている気がする。
会長
先々、ファイル登録簿上、こういう項目を集めますよということになっているのをここに整理して一覧になっているのだが、もしも今後そのファイル登録簿で集めますよということになっていないものを、集めてしまったとか集めたくなったということになると、審査会の案件になる。もしも、それを経ずに集めてしまっているというのが、個人情報の自己情報開示請求で、発覚してしまったら、そこはまた紛争になる可能性はある。
ただ、さしあたって、今の見ていただいているのは、丸印の場所がいいのかどうかという観点で見ていますので、その観点からすると、1番から10番まではいかがか。問題なしということでよいか。
委員
異議なし。
会長
そうすると、最後のページで、11番から16番まではいかがか。
委員
14番について確認ですが、応募してきた作文は、市でずっと保存するものなのか。
事務局
教育委員会の実施機関で、保存期間を定めていれば、それに従って保存している。
委員
これは、返却もあるのではないか。何年か経てば返却するのでは。私の過去の経験で、保存しきれなくなった場合、10年とか経って返却されるのではないか。置く場所がなくなったり、保管場所が大変なので。作文や絵画もそうではないか。
今、文書管理が煩雑になるので、何年か経ったら短期で返却する又は処分するというふうにはなっていないのか。昔は20年とか10年となっていたと思うが。
事務局
そこまで長くはないと思われるが、保存年限に従って保存しているのではないか。
全てを保存している訳ではなく、おそらくということになるが、コンクールでの入選作については、保存することになると思う。
委員
ここについている丸はその保存している作文の内容だけか。そこから何かデータを作ることはないのか。
事務局
市ではデータは作っていない。
委員
その作文だけの問題として、丸をつけているということか。
事務局
そうである。
委員
これは、応募があったら、受け付けざるをえないということか。
会長
応募は自由のはず。応募したのに、受理しませんということはない。応募作品は当該年度の審査が済んだら、返却するのではないか。入選作は保存しているのではないか。
事務局
そうである。
会長
原本は返却したとしても、コピーとして記録は保存しているのではないか。特選作の著作権はどうなるのか。教育委員会の冊子に載ったりすると思うが。民間のコンクールの場合、入選作の著作権は主催者に移転しますというケースが圧倒的に多いと思う。
委員
数が多いので返却できないのでは。また、年度が変わってしまうと、学校が変わってしまうこともある。
会長
さて、14番はこれでよいか。
委員
受け取らざるを得ないのであれば、致し方ない。
会長
ということになると、以上でひととおり見たということになるが、要再吟味が1件、参考資料を出してくださいというのが2件ということで、それ以外で、丸を削除すべきかどうかという観点からのチェックは以上ということになる。
個人情報取扱事務登録簿や何かにどういうふうに書いてあるか、実際に一度、参考で現物を出してもらって、こういうふうに書いているのというのを見れば、果たしてここに丸がなくていいのという、他の委員が指摘しているが、一か所しか丸がついていないものが非常に多いが、本当にそれでいいのという観点で、見ていく必要はないだろうか。こういうことも振り返る必要はあるのかなという印象を持った。
今日はもう時間の関係で、実施機関から資料を出してもらう時間がないが、先ほどの再吟味のところは、もう一回、委員が集まって、議論いただかざるを得ないだろうというふうに思う。24番、25番くらいは資料を郵送してもらえば足りるかもしれないが、ここは丸がなくていいのかということは、市長部局の1番からずっと意識して見直していい部分はあるかも分からない。
ということで、皆さんご多忙でなかなか日程が入らないかと思うが、できればもう一回、開催させていただかざるを得ないかと思うが、よろしいか。
委員
異議なし。
会長
では、本日の審議案件に関連して、各委員からほかにあるか何か。
委員
特になし。
会長
では、宿題のようなかたちになるが、丸が少なくて、大丈夫かという観点で、各項目、今までないからいいよではなく、先々当該事務を進めていく上で、こういう情報は出てこないのか、大丈夫なのか、という観点で、もう一度ざっと項目を見直していただければと思う。
委員
確認になるが、諮問事項としては、現在取り扱っているものについての承認ということになると思うが、今後のことについて、予め包括的にこの審査会として、承認をするということが前提ということか。
会長
今後のことについては、諮問書の末尾にある部分を踏まえてということである。
委員
今後の類型的なものをということか。
会長
そうである。類型ができるのであれば、類型化して、個別の事務事業ごとに新たに発生したからといって、審査会を経なくて済むようにしましょうという発想という理解でよいか。
事務局
そうである。
会長
丸が付いてないのに、丸を付けた方がいいのではないかというのは、これは諮問を受けていないので、答申として答える必要があることではないが、厚木市の場合には、審議会がないので、確か審査会を審議会の機能と併せてもっている建前でよかったか。
事務局
そうである。
会長
そうすると、審議会機能として、審査会が意見を具申するということは制度的には、想定されている。その部分として、審査会として、正式なものでなくともいいけれども、ここでこういう議論があったよということを事務局が把握し、事務局経由で各部局に審査会情報として流してもらうということはあってもいいかもしれない。その辺りをまた次回皆さんから意見を出していただき、方向性を決めていければと思う。
委員
今回、審査会で答申することにより、今後、審査しなくていい事務になるということ。ここで、決めておけば、審査会は不要になる。いちいち審査会を開かなくても、事務手続き上で、できる体制をつくるということ。簡単に言えば、基準のようなフォーマットをここで作ってしまうということか。
事務局
今、取り扱っているのは、類型化ではなく、個別に扱っている事務であるが、それらの類型化をして、できれば事前承認できるような形を考えたい。
委員
フォーマットに従っていれば、よしとするということか。
事務局
そうである。
委員
それを作っているのか。
会長
それを作っていきましょうということかと思う。その辺りは次回議論できればと思う。
=案件終了(継続審議)=
閉会
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更新日:2021年04月01日
公開日:2021年04月01日