令和7年度第2回公文書等管理部会会議概要

《事務局説明》
前回会議で出た意見を基に、厚木市歴史公文書等選別基準（案）の修正点及び答申書（案）を説明

霜島委員
答申書（案）2(5)について、どのようなことを検討するのか。

事務局
今年度、厚木市と一般財団法人地方自治研究機構との共同研究で、公文書館の在り方について一年間研究を行う。この共同研究では、厚木市の現状の公文書管理、今後の公文書管理について、外部の委員を含めて話し合いをする。また、現状、文書を温湿度管理している倉庫で保存していない。今後、温湿度管理ができる環境での保存を検討する必要があると考えている。

大賀委員
特定歴史公文書等を残すためにも、行政文書を作成した職員が最初にその行政文書が厚木市の中でどのようなものなのかきちんと位置付けることで、10年後、30年後に移管・廃棄の判断を正しく行うことができる。
答申書には、別紙の歴史公文書等選別基準（案）が添付され、細目基準等については答申書には添付されず、実際の職員が現場で使用するものという理解でよいか。細目基準等の公表はされるのか。

事務局
答申書には歴史公文書等選別基準（案）のみ添付をする。細目基準等については、職員が業務上使用するものであり、行政文書基本科目表と併せて公表をする予定である。

大賀委員
細目基準等についても当審査会で確認をしていることについては、会議録等で残るので、よいことであると考える。

霜島委員
答申書の2に記載した事項について、厚木市が対応したことなどの報告は審査会にあるのか。

事務局
厚木市として答申書に記載された事項に対しての取組内容は審査会へ報告する必要があると考えている。
条例上、公文書等の管理については毎年運用状況を報告することとなっている。
答申書の2(1)～(3)については、今年度開催する部会で適宜報告をする。2(4)(5)については、長期的な視点になるので、報告事項がある場合は審査会に報告することとなる。

玉巻部会長
答申書2(5)文書の保存方法について、どのようなことを検討するのか。検討の中に技術的な面も入るのか。電子データは脆弱(ぜいじゃく)な一面もある。前回も話したが、紙から、電子データにしたことで、永遠にデータの書き換えが発生している。銀行などは取引データを磁気嵐の影響を受けない、最も安定している磁気テープに保存している。今後、文書保存の望ましい方法についても研究をしてもらいたい。
情報公開法の立法審議を行っているときに、行政が文書を作らなくなるのではという意見がでていた。職員が文書を確実に作成して、保存をするように答申書2(1)～(3)について考えてもらいたい。文書があるはずなのにないということがないようにしてもらいたい。

大賀委員
国では、行政文書の管理に関するガイドラインを定めている。保存期間が1年であっても登録をして管理をするようにしている。メモなどは個人の文書なのか組織共用の文書なのか線引きが難しい。組織共用文書は個人保管するのではなく、共用のところに収納をするべきであり、このようなことは実務に合わせて規定をしているところである。
このほか、決裁文書はあるが審議の過程の文書がないということも考えられる。以前は、案件ごとに全ての文書を同じ簿冊にファイリングをしていたが、今は保存年限ごとに簿冊が作られていることで、一連の文書として経過が分かりにくくなっていると感じている。行政文書基本科目表などを見ることで、事務の一連の流れが分かるようになるとよい。

玉巻部会長
文書が分冊されると、横断検索ができない。電子化されているのであれば網羅的に検索できるはずなのだがそのようなシステムは難しい。
先日、EUの一般裁判所が、ショートメッセージのやり取りについて、「ショートメッセージサービスは一時的な通信手段であり、保存や開示の対象とならない。」との主張に対し、ショートメッセージサービスを使ったやりとりに対しても市民の公的情報へのアクセス権を保障する情報公開法の趣旨に照らし、「公開されるべきである。」と判決をした。
管理をする対象となる文書について、適切に作られるよう他自治体の模範となるような運営をしてもらいたい。公文書管理という概念は、文書事務が適切に行われていて初めて成立する

事務局
行政として、電子化ができるものは電子化して正本として取り扱うことも考えている。今後、紙文書の保存方法も見直す必要もある。

玉巻部会長
文書をどのように保存するのかは大きな問題である。国が提供するガバメントクラウドでは、国や自治体の基幹システムが海外企業のサービスで運用されている。日本企業によるクラウドサービスの提供の動きもあるが、現状では海外事業者に頼らざるを得ない状況であることから、国家の重要な情報を海外事業者に握られて本当に大丈夫なのかといった懸念がある。

玉巻部会長
このほか当審査会の答申について、意見あるか。

委員
意見なし

玉巻部会長
資料3答申書（案）を本日答申として確定させるということでよいか。
誤字脱字等があれば事務局と部会長で調整するということでよいか。

委員
異議なし

玉巻部会長
議題については以上とする。
各委員から何かあるか。

委員
なし

玉巻部会長
案件のほか、事務局からあるか。

事務局
公文書等管理部会の今後のスケジュールについて口頭で説明

玉巻部会長
ほかになければ、本日の審査会は以上とする。