令和6年度第1回個人情報保護審査会会議録
| 会議主管課 | 総務部 行政総務課 情報公開・法制係 |
|---|---|
| 会議開催日時 | 令和6年7月1日(月曜日)午後2時から午後3時まで |
| 会議開催場所 | 厚木市役所本庁舎5階 第1委員会室 |
| 出席者 | 個人情報保護審査会会長及び委員4人、総務部長、行政総務課長、行政総務係長、情報公開・法制係長、情報公開・法制係副主幹、行政総務係主査 |
| 説明者 | 情報公開・法制係副主幹、行政総務係主査 |
開会
案件
1 令和5年度個人情報保護制度の運用状況について
《事務局説明》
玉巻会長
各委員から質問等あれば、発言願いたい。
佐伯委員
10番は上段が開示で下段が不存在となっているが、違いは何か。
事務局
正しくは、上段が託児室の利用状況で、下段がファミリー・サポートセンターの利用状況に対する回答であり、ファミリー・サポートセンターの利用がなかったため不存在となっている。
佐伯委員
審査会の開催状況で、審査請求に対する裁決後の状況は。
事務局
審査請求者と調整中。
玉巻会長
任意代理人からの請求が何件かあるが、どのような方からの請求か。代理権の確認はどのようにしているか。
事務局
レセプト開示について本人からの委任状により、保険会社の方が請求してきた事例があった。
玉巻会長
委任状の真正性はどのように確認しているか。
事務局
委任状の記載事項と、委任を受けた方の身分確認を行っている。
玉巻会長
虚偽の委任状により開示してしまった事例が過去他市であったので、よく注意してほしい。
行政総務課長
DVなどは担当課で確認できるようになっているので、そこでもフィルターがかかるようにはなっている。
2 実施機関における個人情報に係る事故等の件数について
《事務局説明》
佐伯委員
再発防止策は、事故を起こした課からの対策内容か。
事務局
そうである。
佐伯委員
再発防止策を、その後継続的に行っているか分かる欄を追加してもらいたい。
事務局
了解した。
佐伯委員
再発防止策が行われているか、監査をしているという話だったが、実施しているか。
事務局
事故があった部署に、再発防止策が行われているか直接確認を行った。
佐伯委員
結果を記録に残しているか。
事務局
記録はしていない。
佐伯委員
記録はしておいた方がよい。
事務局
了解した。
玉巻会長
職員に対する個人情報保護の研修は、どのように行っているか。
事務局
4月に新任係長と新採用職員を対象に、個人情報の研修を実施している。また、個人情報は情報資産の一部となるため、全職員を対象に情報セキュリティ研修を実施している。
玉巻会長
病院や学校で医者や教師が個人情報を持ち出し、漏洩してしまう事案が起こることがあるので、教育委員会や病院でも注意してもらいたい。
行政総務課長
個人情報の取扱いについては、それぞれの部署でも研修等を行っていると思うが、再度注意するよう伝えていく。
佐伯委員
事故の状況について、過去から現在までの集計表と折れ線グラフでまとめると、推移が分かりやすい。事故の発生部署や、他市町村の発生状況などを比較するなどすると様々な検討ができると思う。
行政総務課長
昨年は、審査会直近までの事故件数を集計していたが、今回は、集計期間を前年度4月から3月までとしているので、今後は年次で比較しやすくなる。資料の作成や分析方法は、検討させていただく。
3 公文書等管理条例の制定に伴う附属機関の新設について
《事務局説明》
佐伯委員
永久保存文書の一部が、有期文書になったときのリスクと回避方法は。
行政総務課長
今後、選別基準を設けて、特定歴史公文書と有期の文書に選別していく。
高橋委員
条例の施行前に作成された文書が30年保存に該当する場合、廃棄されてしまう恐れはないか。
総務部長
選別に時間がかかると思うので、経過措置を設け、その期間は文書を廃棄しないようにする予定。
高橋委員
廃棄される文書を、デジタルデータで残す考えはあるか。
総務部長
今のところ考えてないが、新設される附属機関の中で、廃棄文書の基準を決め、そのルールに従い運用していく予定。
佐伯委員
廃棄するかデジタル化するかの選択があった方がよい。
総務部長
専門家の意見を聞きながら廃棄する文書を選別するので、歴史的な観点から重要な文書が失われることはないと考えている。
行政総務課長
保管する場所の問題もあるが、慎重に考えていきたい。
佐伯委員
審査会を統合するということだが、新規の公募委員は、それを明確にした上で募集されるのか。
行政総務課長
条例制定前のため、今の段階では今まで通りの募集形態となるが、今後説明させていただく。
玉巻会長
ほかに意見、質問等はないか。
ないようであれば本日の審査会を終了する。
閉会
関連ファイル
（資料1）令和5年度個人情報保護制度の運用状況 (PDFファイル: 111.8KB)
この記事に関するお問い合わせ先
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更新日：2024年07月26日
公開日：2024年07月12日