令和6年度第1回情報公開審査会会議録
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会議主管課 |
総務部 行政総務課 情報公開・法制係 |
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会議開催日時 |
令和6年7月1日(月曜日)午後3時から午後4時15分まで |
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会議開催場所 |
厚木市役所本庁舎5階 第一委員会室 |
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出席者 |
情報公開審査会会長及び委員4人、総務部長、行政総務課長、行政総務係長、情報公開・法制係長、情報公開・法制係副主幹、行政総務係主査 |
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説明者 |
情報公開・法制係副主幹、行政総務係主査 |
開会
案件
1 令和5年度情報公開制度の運用状況について
《事務局説明》
太田委員
パンフレットの配布件数が2倍近くになっているが、要因はあるか。
事務局
令和3年に市政情報コーナーの場所が1階から3階に移転したことに伴い、パンフレットの配架場所を情報コーナー入口前で行うことになり、パンフレットを取っていかれたかどうかを職員が目視確認できなくなったため、令和3・4年度は件数が減少した。
令和5年度から集計方法を変更し、パンフレットの残数から配布件数を算出しているため、件数は増加しているが、実際にはあまり数は変わっていない。
高橋委員
139番の文書不存在で存否応答拒否とはどのようなことか。
事務局
中央図書館トイレの貼り紙に関する請求で、そのうち警察への被害届などに関する情報については、情報公開条例第7条第5号の犯罪を誘発するような情報犯罪捜査の有無を公開することになるため、存否応答拒否。また、それ以外の対応状況等については、文書を作成、取得していないということで、文書不存在で決定している。
高橋委員
非公開と却下の違いは何か。
事務局
80番が却下となっているが、対象文書が特定できず補正を求めたが、それに応じなかったため却下となった。却下は情報公開請求に至らなかったもので、非公開は請求を受けて、それに対して、非公開決定したもの。
高橋委員
個人情報の請求と情報公開請求で連動している案件はあるか。
事務局
連動している案件はない。
2 公文書等管理条例の制定に伴う附属機関の新設について
《事務局説明》
高橋委員
現在、保存期間が永久なのは、どのような文書か。
事務局
訴訟関係、条例の原議、附属機関に関するものなど複数ある。
玉巻会長
条例で定義が定められていないのか。
事務局
文書基本科目表で定めるものとしている。
高橋委員
内容は、近隣自治体と似たような内容か。
事務局
公文書管理法の中で大まかに決められており、近隣市もそれに倣っているので、本市も同じような内容になっている。
玉巻会長
新たな条例では、保存文書の年数は別表のような形になるのか。
事務局
規則に入れる予定。
清原委員
電子化の推進について、データの検索性の向上とあるが、市民用なのか、職員が内部利用するものなのか。
事務局
条例制定当初は内部利用を予定している。今後の運用は検討中。
清原委員
市史などを作成する際に、保存期間が30年だと短いのではないか。
事務局
現在も、廃棄予定文書は市史編さんする部署に確認してから廃棄しているので、同様の運用を行う予定。
清原委員
残すべきという意見が出た場合はどうなるのか。
事務局
新たに作成する選定基準に照らし合わせ、特定歴史公文書にするもの、期間延長するものの判断をし、どちらにも当てはまらない文書は廃棄する。
玉巻会長
現在、文書の廃棄は担当課で行っているのか。
事務局
行政総務課に引き継がれた文書は委託倉庫に保存しているが、契約の中に廃棄まで含まれているため、その契約内で廃棄まで行っている。
玉巻会長
保存期間満了時、その文書を廃棄してよいか確認はしているか。
事務局
保存期間満了後、担当課に照会をかけ、廃棄してよいか確認を行っている。その後、市史編さん部署へも確認を行い、その後廃棄している。
玉巻会長
元の文書はデータで作成されているものが大半なので、電子データの保存を行えば、保存場所の問題はあまりないのではないか。
行政総務課長
国でも電子化を進めているので、市でも検討していきたい。
玉巻会長
建物の設計図書は歴史的公文書とはいえないと思うが、建物が現存している間は少なくとも残しておいた方がよい。30年保存になると、そういった文書も廃棄されてしまうのか。
事務局
現在も10年保存の文書でも、延長して保存しているものがある。
清原委員
電子化の推進に関して、電子データとしては保存しているが、紙文書は保存してないということがあり得るか。
事務局
あり得る。
清原委員
データが壊れたり、デバイスがなくなってしまう可能性もあるので、取り出せなくなるリスクの対応策はあるか。
事務局
電子化については、国からの通知に基づいて実施していく予定。長期保存文書のデジタル化を進めていくかは、検討事項。
玉巻会長
国会図書館が電子化しているが、定期的にデータの書き換えを行っている。電子化するにもよく検討してから実施した方がよい。
瀬戸委員
廃棄文書について、文書名だけでは判断できないものがあると思うので、文書作成段階で歴史的公文書に分類するなどわかるようにした方がよい。廃棄してしまった後だと元に戻せない。
事務局
条例の中では、作成する段階で、歴史的公文書に該当する文書については、ファイル名に何かわかるような形で保存をしていこうと考えている。既に保存されてる文書は、目印がないので、丁寧に確認していく必要がある。
玉巻会長
ほかに意見、質問等はないか。
ないようであれば本日の審査会を終了する。
閉会
関連ファイル
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厚木市中町3-17-17
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ファックス番号：046-223-4058
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更新日：2024年07月26日
公開日：2024年07月12日