令和5年度第1回個人情報保護審査会会議録

《事務局説明》

玉巻会長

 各委員から質問等あれば、発言願いたい。

佐伯委員

 ナンバー4は30日延長と書いてあるが、それ以外は14日の期限内に開示したということでよいか。

事務局

 そうである。ナンバー4については、学校における入学からの記録一式であるため、開示する文書が多く、内容の精査に時間がかかるため、30日延長した。

佐伯委員

 延長するという情報は、収集される仕組みになっているか。

事務局

 期限を超えてしまうものについては、開示請求者に対して、事前に通知をしている。

 補足として、担当課の処理の進捗については、行政総務課への合議が必要であるため、決裁の過程で把握をしている。

玉巻会長

 全てのや、一式という請求は、文書名での請求ではないため、文書の特定に時間がかかる。ただし、請求者側からすると、文書名で特定をすると、開示を希望する文書が含まれない可能性もある。

 ほかに各委員から質問等あれば、発言願いたい。

高橋委員

 ナンバー29は、開示されなかった部分も含めて、請求者は納得しているのか。

事務局

 そうである。特定個人A、Bのトラブルについてであるが、第三者の氏名等が出てくる部分があるため、そういった部分については、非開示とし、一部開示決定をした。

高橋委員

 請求者が知りたい情報が隠れているということではないか。

事務局

 そうではない。

玉巻会長

 ほかに各委員から質問等あれば、発言願いたい。

 ないようなので私から一つ確認させていただく。

 1ページ冒頭の実施機関名について、個人情報取扱事務登録簿及びファイル簿の部分であるが、消防長が実施機関に入っている理由があるのか。

事務局

 個人情報の保護に関する法律のガイドライン等において、消防長は地方公共団体の機関に該当するとされている。そのため、条例においても実施機関に追加をしている。

玉巻会長

 令和5年4月1日だからか。

事務局

 そうである。ほかの項目と異なり、個人情報取扱事務登録簿及びファイル簿のみ令和5年4月1日を基準としているので、ほかと違う状況になっている。

玉巻会長

 資料1に関して、他に意見、質問等はないか。ないようであれば次の案件について、事務局から説明願う。

《事務局説明》

玉巻会長

 各委員から質問等あれば、発言願いたい。

佐伯委員

 資料5について、登録件数に学校間の差があるのは、個人情報を管理していないのか、それとも登録をしていないのか、横並びでのチェックはしているか。

事務局

 個人情報ファイル簿の数に差があることについては、対象となる個人情報ファイルの人数が1,000人という条件がある。そのため、小・中学校の児童、生徒数によって、差が出ることとなる。

佐伯委員

 登録が少ない学校については、個人情報ファイルの登録漏れがないことを確認ができているのか。

事務局

 資料4の個人情報取扱事務登録簿において、1,000人に満たない個人情報ファイルも登録することとなっており、そちらで確認することができる。

佐伯委員

 市民はどちらを見て、開示請求等をするのか。

事務局

 どちらを見てもよい。

行政総務課長

 まずは、個人情報事務取扱登録簿を見ていただくのがよいと思う。ファイル登録簿は、数によって作成する場合としない場合があるが、作成しない場合でも個人情報ファイルとしては存在するものもある。

 また、問合せをもらえれば、案内することもできる。

佐伯委員

 個人情報ファイル簿の登録数の差は人数の差だけなのか。

玉巻会長

 資料4の項目は基本的には共通であり、資料5は、人数によるので、児童数が少ない小学校は、個人情報ファイル簿は少なくなってしまう。

 法律では、ファイル簿のみ作成すれば足りるものとなっており、取扱事務登録簿は各自治体に任されていた。ファイル簿のみ作成することとすると、自治体によっては、登録がないような状態となってしまうため、神奈川県の多くの自治体では、資料4と5の両方を作る自治体が多い。この趣旨は、1,000人未満であっても、市民がチェックできるリストがあるべきという考え方であり、本来1本でよいところを2本作っているのは市民サービスの充実の観点からである。

 学校において、登録数に差があるのは、担当者の判断のぶれ等が影響するだろうということだが、基本的には、統一のマニュアルで作成しているだろうと考える。

 卒業生の情報も累積である場合には、1,000人を超えるが、在校生限りの情報であると落ちてしまうこととなる。

佐伯委員

 事務局として、もし登録内容に不足がある場合は、問合せや是正をする仕組みはあるか。

事務局

 仕組みはないが、今回の作成に当たっては、個人情報事務取扱登録簿の書式の中で、個人情報ファイルの内容を、ある程度、具体的に記載することとなった。記載内容に不足等があると担当が判断した場合は、各学校に問合せをしている。

行政総務課長

 作って終わるのではなく、定期的に見直しを行う。個人情報全般は行政総務課が所管しているが、教育委員会は教育総務課が事務全般を調整している。教育総務課をとおして、今後も、新たな登録等を定期的に行っていく。

高橋委員

 根拠法がないものでも登録できるのか。

事務局

 根拠法がない場合でも、個人情報ファイルを取り扱っているのであれば登録が必要である。作成要領をとおして、周知している。

高橋委員

 根拠法があっても、登録が漏れているケースはないか。

事務局

 基本的には全て登録をしていただいているはずであるが、漏れがある可能性はあるので、定期的に見直しを依頼する。

佐伯委員

 学校評議員事務や学校運営協議会事務が抜けている小学校あるが、何か理由があるか。

行政総務課長

 複数の学校で一体としている場合もあるので、確認をする。

佐伯委員

 一部学校に誤記があったので修正するように。

事務局

 該当箇所について修正させていただく。

佐伯委員

 一部中学校において、PTA事務と生徒安心安全事務がないが、登録漏れか。

事務局

 確認させていただく。

玉巻会長

 資料2から5までに関して、ほかに意見、質問等はないか。ないようであれば次の案件について、事務局から説明願う。

《事務局説明》

玉巻会長

 数の一覧のみでなく、具体的な案件について、説明願う。

《事務局説明》

玉巻会長

 各委員から質問等あれば、発言願いたい。

佐伯委員

 数字にまとめるのが目的でなく、この数字をどう理解し、どのように改善していくかが重要である。

 漏えい等の発生に対して、どのような対策を打って、その効果がどうであったかなど、グラフにし、まとめたものを報告していただきたい。

事務局

 本案件については、報告の仕方を再度検討する。

行政総務課長

 対策として、案件が発生した場合は、通知を発出するなどしている。それでも案件が続いているため、市長から話があり、全係長に対して副市長からの訓示を行い、全ての課に対して事務の総点検をするようにした。2か月をかけて課題等を洗い出し、最終的に市長まで報告をする。その中で改善策も同時に考えていく。

佐伯委員

 改善策を決めたら、それが本当に実施されているかどうか、誰かが確認するようにしなければならない。

行政総務課長

 庁内各部に副総括倫理管理者を置いており、各部で会議を行い、部長も交えて内容を点検し、実際に改善策が実施されているかどうかというところも確認をする。そのような指示を出しているところである。

佐伯委員

 監査を定着させることが大切である。監査を、定期、不定期に実施すると、事務をしっかりと行うようになる。また監査の結果等の傾向を見える化すべきである。

瀬戸委員

 集計期間が、前回は令和4年9月20日までとなっており、今回は22日からになっているが、何か理由があるのか。

事務局

 発生日で集計しているため、今回の集計期間は正しくは10月20日からである。

行政総務課長

 報告する期間も改めて考えさせていただく。

高橋委員

 今回の報告は全てヒューマンエラーが原因のものか。例えばデータを保管しているところの管理が原因で発生したようなものはあるか。職員の運用改善を図ることが再発防止となる案件の報告ということでよいか。

事務局

 1件のみ、委託事業者の案件であるが、それ以外は全て職員の事務のミスによるものである。また委託事業者の案件についても、市が契約をしているため、委託事業者との契約内容の見直し等が必要な場合もある。

高橋委員

 システム上の見直しも必要だと思うが、問題点については、どのように整理しているか。

行政総務課長

 前回報告した案件の中には、システム上の問題もあった。その部分については、改修を行っている。

 また、ほかの案件については、人的なミスがほとんどであるため、ダブルチェックの徹底などに努めていく。

高橋委員

 委託事業者の案件は、個人情報を持ち出しているとのことだが、個人情報を持ち出すことはあるのか。

行政総務課長

 上司の許可がある場合は、認められるが、原則は禁止されている。

高橋委員

 入札の事業者の案件は、やはりほかの事業者に知られるということはよくないことか。

事務局

 そうである。今回は入札が一度中止となった。

玉巻会長

 学校のいじめの第三者委員会において、PDFの黒塗りを簡単に外せる状態にして開示したケースがほかの自治体であった。こうしたケースはいろいろなところで起きている。対岸の火事ではなく、他山の石であるという認識がない。

 IT関連の研修もしっかりとやることが必要ではないか。

 個人情報の持ち出しについては、訪問するなどの行政サービス上、持ち出すことが必要な場合もある。それは、行政システム上の問題でもある。

 市のカウンターにて、市民対応をしている人は、職員でなく派遣されている方であることがほとんどである。その場合は、派遣元が教育をしなくてはならない。しかし、派遣の方が漏えい等を発生させると市の責任である。

太田委員

 今の会長の話で、大学においても、期間契約の方がいる。派遣期間だけ、仕事をしていただくが、やはり意識の差があるように感じる。

玉巻会長

 この問題は、人件費の問題もあるだろう。

 ほかに意見、質問等はないか。

佐伯委員

 監査の結果や事故件数の傾向の見える化はお願いする。

事務局

 了解した。

玉巻会長

 研修をとおして、改善を図ることはもちろんだが、研修に人を出すことで業務に支障が出てしまうこともある。

行政総務課長

 特定個人情報については、全ての職員が研修を受けることとなっている。ほかはそうではないため、関係課と調整しながら改善を図っていきたい。また、事務職員の採用についても、考えなくてはいけない。

玉巻会長

 ほかに意見、質問等はないか。

佐伯委員

 業務の改善として、審査会の資料は事前送付のみでよいのではないか。

委員一同

 よい。

玉巻会長

 ほかに意見、質問等はないか。

 ないようであれば本日の審査会を終了する。