厚木市戸籍情報システム保護管理要綱

目的

第1条

この要綱は、厚木市における戸籍情報システムに係るデータの保護及び管理について必要な事項を定める。

定義

第2条

この要綱において、次に掲げる用語の意義は、それぞれ当該各号に定めるところによる。

戸籍情報システム電子計算機処理により、戸籍、除かれた戸籍、戸籍の附票、除かれた戸籍の附票及び人口動態調査票を磁気ディスク等に記録し、記録事項証明、謄抄本及び人口動態調査票等を作成するシステムをいう。
データ戸籍情報システムで取り扱われる出入力データをいう。
ID番号戸籍情報システムを運用及び管理するための取扱職員認証番号をいう。
パスワード ID番号と組み合わせて使用し、取扱職員の特定を行う番号をいう。
磁気ディスク等磁気ディスク、光磁気ディスク、磁気テープその他の情報を記録する媒体及び装置をいう。
ドキュメントシステム設計書、プログラム説明書、操作手引書その他の戸籍情報システムに関する記録及び文書をいう。

データ保護管理者

第3条

戸籍情報システムのデータ保護及び適正な運用について統括的管理を図るため、データ保護管理者（以下「保護管理者」という。）を置き、戸籍事務主管課長をもって充てる。

ID番号及びパスワードの管理

第4条

保護管理者は、取扱職員及び当該取扱職員の業務処理範囲を定め、個別に入出力を制御するID番号及びパスワード（以下「ID番号等」という。）を設定し、付与しなければならない。

2 保護管理者は、ID番号等の設定及び更新を厳重に管理しなければならない。

3 取扱職員は、ID番号等を第1項により定められた業務の範囲及び業務の目的を超えて使用してはならない。

4 取扱職員は、自己のID番号等を他人に漏らし、又は使用させてはならない。

取扱状況の把握

第5条

保護管理者は、次の各号により常に戸籍情報システムの取扱状況を把握しておかなければならない。

ID番号等の使用状況
端末装置の管理状況
データの取扱状況
事務室等の管理状況
その他戸籍情報システムの運用に関すること。

データの保護

第6条

保護管理者は、データの漏えい、滅失及びき損等の防止に必要な措置を講じなければならない。

2 戸籍情報システムの処理が可能な端末装置は、来庁者からは内容が読み取られない位置及び角度に配置しなければならない。

3 入出力されたデータは、電算処理を行う他の業務と連動して処理してはならない。また、これを他の業務に利用してはならない。

4 データは、法令に定めがあるものを除き、外部に提供してはならない。

磁気ディスク等の管理

第7条

保護管理者は、磁気ディスク等を次の各号により適正に管理しなければならない。

施錠ができる場所に固定された保管用具で保管する等これらの安全を確保するとともに、その使用に関し、適切な管理をすること。
磁気ディスク等を廃棄するときは、記録内容を消去し、焼却又は裁断等の復元できない方法により処分すること。

ドキュメントの管理

第8条

保護管理者は、ドキュメントを最新の状態に維持し、適正な場所に保管しなければならない。

2 取扱職員は、ドキュメントの外部への持ち出し、複写及び廃棄を行うときは、保護管理者の許可を受けなければならない。

守秘義務

第9条

取扱職員は、その事務処理により知り得た個人情報を漏らしてはならない。また、その職務を離れた後も同様とする。

研修

第10条

保護管理者は、データの保護の徹底及び戸籍情報システムの適正な運用を図るため、取扱職員を対象に次に掲げる研修を実施するものとする。

データの重要性及び個人情報に関すること。
戸籍情報システムの操作方法に関すること。
前2号に掲げるもののほか、戸籍情報システムの運用について必要な事項

附則

この要綱は、平成13年3月3日から施行する。
厚木市戸籍事務の電子計算機処理に係るデータ保護管理要領（平成4年4月1日施行）は廃止する。

附則

この要綱は、平成18年2月27日から施行する。

附則

この要綱は、平成20年4月1日から施行する。

附則

この要綱は、平成24年4月1日から施行する。

この記事に関するお問い合わせ先

市民福祉部市民課戸籍係
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厚木市中町3-17-17
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